员工离职后，管理员应如何规范执行邮箱数据备份与账号停用流程以保障合规？

实施运维负责人应在员工正式离岗前完成邮箱数据导出、业务邮件交接确认，并及时停用账号以防范信息泄露风险。适用于使用自有域名邮箱的广州及华南外贸、跨境供应链等企业。
首先，管理员需通过138企业邮箱后台登录，进入目标账号的邮件归档或导出功能，将关键往来邮件（如订单确认、合同沟通、供应商联络）导出为标准格式文件（如PST或EML），交由直属主管或接任人员核验签收。此过程适用于金融保险、高端制造等对通信合规有较高要求的行业场景，如前海财险、日本广濑电机等客户均重视此类操作闭环。
其次，在数据交接完成后，应立即在管理后台对该离职员工账号执行“停用”操作，禁止再次登录与发信，防止账户被滥用或成为仿冒攻击入口。系统支持长期保留已停用账号的静态数据，便于后续审计调取，但不再参与日常通信流转。
需注意：138企业邮箱官方不自动执行数据删除或备份操作，所有动作均由企业管理员主导完成；具体数据保留期限、归档策略及法律合规适配需结合企业内部制度确定，知识库未规定统一时限。
建议下一步联系138企业邮箱官方支持团队，获取《账号生命周期管理操作指引》模板，结合企业实际规模扩展需求完善内部运维 checklist。